El uso de sistemas de información por parte de Recursos Humanos

   Debido a la globalizacion, muchas organizaciones están definiendo estructuras no tradicionales y diseñan el trabajo con la intención de romper las barreras existentes entre los empleados, para lo que utilizan una variedad de técnicas que garantizan la flexibilidad de la mano de obra.

   Aunque estas estrategias resultan ser muy potentes para aumentar la eficacia de la organización, pueden dificultar el control de las personas que trabajan para la organización.

   Afortunadamente, el hardware y el software informático han facilitado en gran medida el control de los recursos humanos.

   Los sistemas de información de recursos humanos (conocido con las siglas de SIRH) son sistemas empleados con el fin de recopilar, registrar, almacenar, analizar y recuperar datos relativos al personal de una organización.

   Sin embargo, surgen las siguientes interrogantes: ¿Qué elementos debe incluir un SIRH? ¿Cuáles SIRH son los más comunes? ¿Qué aspectos de seguridad y privacidad deben tomarse en cuenta si una empresa implementa un SIRH?

Aplicaciones de los SIRH

   Un SIRH informático contiene hardware informático y aplicaciones de software que contribuyen a ayudar a los directivos a tomar decisiones sobre RRHH.

   El hardware puede ser un ordenador central o un PC relativamente barato. El software puede ser un programa personalizado o un programa estándar (este último es el que probablemente se utilizará en un PC)

   Algunas aplicaciones de software de SIRH que actualmente están disponías en el mercado. Estos programas incluyen:

Información sobre empleados. Este programa crea una base de datos que ofrece información sobre los empleados como nombre, dirección, teléfono, fecha nacimiento, cargo y salario.

Seguimiento de candidatos. Este tipo de programa permite automatizar algunas de las actividades vinculadas con el reclutamiento y selección del personal que incluyen el almacenamiento de la información sobre posible candidatos, programar entrevistas con directivos, entre otros.

Inventario de cualificación. Éste es un inventario sobre la cualifícación del personal actual de la empresa lo que permite, si surge una vacante, observar si existe internamente alguna trabajador que, por sus destrezas, conocimiento y experiencia, pueda ocupar ésta. Esto respalda una política de promoción interna.

Nómina. Este programa puede calcular el sueldo bruto y neto de los empleados y el pago de los impuestos y lo correspondiente a la seguridad social. Igualmente, puede configurar la realización de otras deducciones del sueldo (el pago de seguros médicos, planes de jubilación y cuotas a sindicatos).

Seguridad y confidencialidad de los SIRH

   Los usuarios no autorizados de los SIRH pueden causar graves problemas a una empresa al tener acceso a información confidencial de su personal. Por ello, es necesario que el departamento de RRHH deba crear políticas y procedimiento para proteger la integridad y la seguridad de estos sistemas que incluyan:

   Limitar el acceso a los SIRH controlando el acceso al ordenador y a sus archivos de datos. Los despachos con ordenadores y bases de datos confidenciales deberían cerrarse con llave. Algunas veces se pueden codificar los datos, de forma que no sean accesibles para un usuario no autorizado.

   Permitir el acceso mediante palabras clave (password) y códigos especiales a cada área. Por ejemplo, un directivo puede recibir la autorización y un código especial para entrar en la base de datos del inventario de cualificación, pero puede no tener autorización para acceder a información médica confidencial de la base de datos de prestaciones.

   Desarrollar procedimientos y prácticas sobre el uso de la información de empleados e informar a los empleados el funcionamiento de éstas.

   Permitir que los empleados verificar sus registros personales y permitir las correcciones que fueran necesarias.